Excel下拉菜单的设置(一级联动、二级联动）

一、下拉菜单两个好处，一是方便输入，二是可以限定输入的内容，以防输入非法容。

二、设置方法：一用数据有效性设置，二定义数据源设置

如下图所示，要求在销售员一列设置可以选取的下拉菜单。

打开数据有效性窗口（excel2003版数据菜单 - 有效性，excel2007和2010版本 数据选项卡 - 数据有效性 - 数据有效性），在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。

在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容，有两种设置方法

1 直接输入法。在来源后的框里输入用“,”（英文逗号）连接的字符串：张一，吴汉青，刘能，将文胜，李大民

2 引用单元格的内容法。如果销售员在单元格B4:B8区域里，在“来源”后输入或点框最后的折叠按钮选这个区域。如下图所示。

技巧1 怎么快速把单元格的内容用逗号连接起来。例如把上图中的B4:B8区域的销售员用逗号连接起来。

步骤1：任选一个单元格，输入公式=B4:B8，然后在编辑栏中选取公式部分，如下图所示。

步骤2 再按F9把公式转换成值

={"张一";"吴汉青";"刘能";"将文胜";"李大民"}

对这个字符串删除掉前面 “ ={" ” 和后面的 “ "} ” 再把 “ ";" 通过替换功能替换“,”(逗号)即可.

技巧2 如果引用其他工作表的数据作为下拉菜单显示内容。

步骤1：选取在另一个工作表的区域，在名称列表中输入一个自定义的名称，如“姓名”，再回车结束。 如下图所示。

步骤2：在数据有效性窗口的来源中输入 “=姓名” ，如下图所示：

2级联动下拉菜单的设置

步骤1：设置数据源区域。就是把手机名称和型号整理成如下图格式备用，存放的位置随意。

步骤2：批量定义名称。选取手机名称和型号区域后，打开指定名称窗口（excel2003版里，插入菜单 - 名称 - 指定，07和10版 公式选项卡 - 定义的名称组 - 根据所选内容创建），选取窗口上的“首行”复选框。如下图所示。

步骤3：设置数据有效性。选取型号列，打开数据有效性窗口（打开方法见昨天的教程），在来源中输入=indirect(D5)

附：相关知识点。

1 定义名称。父母给我们都起了名子，我们也可以给单元格起名子。定义的名称可以直接在公式中引用，步骤2中定义名称相当于给各列的型号都定义了一个名称。K列定义叫 苹果，L列定义叫 三星，M列定义名称叫 HTC.这样公式中出现“苹果”就是指K2:K6区域，“三星”就是指L2:L6区域...

2 公式 =Indirect（D5）：之所以能达到二级联动的效果，关键在于INDIRECT函数，它可以把“单元格地址字符串”或“定义的名称字符串”转化为引用内容（就是根据名称从它代表的区域中取数）。本例中手机列输入的名称被INDIRECT函数引用。在型号列看来，A列输入的不再是一个字符形式，而是能代表一个区域的单元格区域名称。