制作PPT的规范步骤、流程、程序、方法

制作PPT还有步骤吗？有的。注意标题的“规范”二字。此处“规范”强调的是：按照本文步骤制作的PPT，将具有统一的字体、统一的颜色、统一的风格，而且可以实现一键更改字体、一键更改颜色，方便下次、再下次、多次循环使用，但同时能保持每次的PPT都各具特色。本文根据笔者平时制作PPT的真实经验撰写，较详细（啰嗦），请耐心阅读。如能对您有所帮助，将深感荣幸。若有疑问，欢迎交流。感谢阅读！

制作一个PPT，切忌没有规划、随手而作、随性而作，只会白白消耗精力。如果是从新建空白PPT做起，绝不能从Word中把文字复制粘贴，也不能把图片复制粘贴。即使是套用下载的PPT模板，也不是简简单单的更换文字和图片，因为模板的风格、字体、颜色、文字大小、逻辑图类型、数据图类型、表格类型、页面版式不一定是适合你的。举个例子：套用个大气的扁平化欧美风模板，去给幼儿园的同学讲国学，效果会如何？！所以动鼠标之前，首先需要大体规划目标PPT，比如字体、配色、风格、版式等，然后收集合适的图片、图标、逻辑图表、数据图表等。

常见的PPT比例有两种：4:3和16:9。老款的投影仪幕布以4:3居多，能全屏显示4:3比例的PPT内容，似乎能显示更多内容、文字和图片会更大。但16:9的PPT更主流，除了能在宽屏电脑上全屏显示，即使在4:3比例的幕布上显示效果也不错。而且16:9更适合美感需求。

在字体主题中，设置4种字体，分别是：英文标题字体、英文正文字体、中文标题字体、中文正文字体。在后续插入文字时，直接选择4种主题字体的其中一种。这样做的好处是，需要更换标题字体或正文字体时，直接修改主题字体对应的字体就可以实现统一更换。

类似设置主题字体，从上往下设置1～12种主题色（1-4为文字颜色，5-10为形状颜色，11-12为超链接颜色），在需要更改颜色时，可实现一键换色。设置完成后，在后续插入图形时，选择其中一种主题色，插入文字时，会自动使用文字的主题色。设置多套主题色后，点击其中一种，就为本PPT应用了该主题色。

页面框架，就是指PPT的内容是否需要全部放置在框架内展示。框架的选择就与PPT的风格密切相关，可有可无。比如有些欧美风的PPT就没有框架，基本就是一张全屏高清大图垫底，覆盖一层半透明色块，再在色块上添加内容。

页面背景的选择也是和PPT风格紧密相连的。比如，PPT风格是扁平风，那么页面背景就可以选择白色、纯色，或者双色渐变、炫彩渐变。

母版好似“航空母舰”，PPT的所有内容都在上面上演。而且母版一改，内容就变。母版需要设置至少以下几个：封面母版、目录母版、过渡页母版、分章节正文母版、封底母版。为每个母版命名，便于后续选择。如果多数正文页需要在同一地点放置标题，那么可以在母版中相应位置设置文本占位符。

这是最难的步骤，难点在于每一页的版式设计上。好的PPT，在前叙步骤统一了字体、配色、风格、框架的基础后，好就好在每一页的版式都令人赏心悦目。

设计正文之前的重要一小步，添加黄金分割线和参考线。黄金分割线和参考线可以有效帮助进行正文版式设计。简单的黄金分割线可用页面垂直方向和水平方向的三等分线来代替，可以使用PPT插件OneKey Lite来一键生成，并在分割线的位置添加参考线。再配合垂直和水平方向二等分参考线，来实现辅助设计。

版式的内容无非就是纯图片版式、纯文字版式、图文混合版式、逻辑图表版式、数据图表版式、数据表格版式，正文页版式设计就是把文字、图片、逻辑图表、数据图表、数据表格优美地组合起来。这一点就不是拍脑袋凭空想象出来的，简单的方法就是参考、模仿其他优美的平面设计作品进行版式设计，比如PPT、海报、画册、名片、书籍、网页、宣传单、包装等等。平时积累，用时模仿，水到渠成。

正文版式占大头的是逻辑图表，逻辑图表可以很直观又优美地传达信息，观者看着舒心，又记忆犹新。总的说，逻辑图表可以分为以下几类：并列关系、流程关系、层级关系、对比关系、循环关系。软件自带的SmartArt逻辑图表有很多，可以直接套用生成，也可以模仿设计，或套用别人的逻辑图表。

其次是数据图表，用数据说话比用文字说话有效得多。数据图表又可分为柱形图、折线图、条形图、饼图、圆环图、面积图等等。有的数据图表是插入Excel数据生成的，图形随着数据的改变而变化，有的仅是用图形绘制的象征数据大概的象形图。自带的数据图表有很多种，可以直接套用生成，也可以模仿设计，或套用别人的数据图表。

再次是图文配。图片多文字少，就偏画册的感觉。图片少文字多，就偏书籍的感觉。优美的图片总是能吸引观者的注意。如果素材中图片的质量差，那么就需要对图片进行一定的美化编辑，比如设置亮度、对比度、裁剪、转换为形状等。

第四是数据表格。能用数据图展示的，就尽量把数据表格转化为数据图，实在需用数据表格的，也可以把数据表格予以美化。

此处加特效，指的是为部分文字、图片、数字等进行各种方式的个别优化美化，使得PPT更具个性，更有特色，让观者突然眼前一亮。（特效，也许就是制作PPT的核心技术~~~）

加动画特效。这一点无需多言，动的总是比静的更能引起观者的注意。动画可以设置切换动画和素材动画，可以设置整体上的动画，也可以是局部图形的微动画。使用PPT插件“口袋动画PA”一键实现炫酷的动画。

加文字特效。比如封面标题、封底标题、目录标题、过渡页标题，以及正文页标题加特效，比如设置为轮廓字、层叠字、抖音字、故障字、缺陷字等。正文个别文字加特效，比如设置不同的字体、字号、颜色等。

加图片特效。方方正正、圆圆滑滑的图片看的多了当然会审美疲劳，所以不妨把图片与特殊形状进行布尔运算后，生成各种奇形怪状的图片，令观者耳目一新。

加图标特效。图标如果都和别人一样用圆的、方的，不免泛滥，所以不妨为图标来个色块衬托，或者把图标的部分设置颜色，把圈图标的框更换成各种稀奇古怪、不规则的形状。PPT插件“iSlide”满足你的图标使用需求。

收尾检查，更改错字，微调局部不协调的地方，全屏播放检查有无纰漏，浏览模式查看是否有风格不和谐的页面。

收尾检查，看看PPT结构是否完整。一个完整的PPT至少应该具有：封面、目录、过渡页、分章节的正文页、封底。

了解连接投影仪的电脑上powerpoint的版本，虽然高版本软件兼容低版本格式，但有些内容用高版本打开后还是会变形。所以要么转换文件格式，要么更新电脑上软件版本。高版本的PPT转换为低版本的PPT时，注意弹出的兼容性提示，最好把不兼容的地方予以更改。

如果要把PPT发送给别人，最好把PPT中用到的字体文件一并发送，叫对方先装字体，再开文件。谨慎选择嵌入字体，因为嵌入字体后会产生两个不良后果，一是文件体积陡增，二是保存速度变蜗牛。

慎用图片压缩。虽然图片，尤其是高清图片的使用会大大增加文件体积，但一旦进行图片压缩，势必会降低图片质量，PPT的效果就会大打折扣。

虽然制作PPT不是什么高精尖的技术，虽然不是每天都要做PPT，但偶尔一次两次还是会接触到的。虽然本文步骤很多、很繁，但是按本文步骤下来的PPT，可以作为自己个性的PPT模板，待下次再做新的PPT时，只需更改主题字体、主题色、母版，调整版式、选择逻辑图表和数据图表，再选择性粘贴文字和图片替换即可，可以省去大把时间和精力。同时，省下的更多时间和精力可用于创造更优美的版式和更酷炫的特效上。从而实现PPT一次不同一次，一次比一次精彩。速度更快，质量更高，效果更好，何乐而不为？！不当之处，欢迎交流！感谢阅读！