家庭电子档案制作方法

随着电脑的普及，电子文件越来越多。这种电子文件（有保存价值）的归档，就形成了电子档案。它与过去的纸质文书档案相对应。家庭电子档案，就是家庭形成的电子文件档案。

建立家庭电子档案的好处，一是快速查找，避免长时间查找（忘记存放路径）带来的不必要的劳动和烦恼；二是信息共享，便于家庭其他成员的分享和共享；三是便于保管，减少了纸质文件占用空间出现的问题。

整理。

根据你的硬盘情况，把某类的文件集中到某一个硬盘，尽量使D、E、F、G各盘合理存放。存放到位后尽量不要移动。

纳入家庭电子档案的文件不要放在“我的文档”，防止电脑重装后丢失。

分类。

对你电脑文件的类型有个大体的估计，将重要文件、需长期保管的文件纳入电子档案的范围，并分成若干专题。如：个人证件、理财记账、电话邮箱、旅游照片、家庭视频、个人论文、网上文摘、纪实传记等分类。分类原则：便于快速查找。

思路：每一类建一个文档，然后链接分散在D、E、F、G各盘的具体文件，形成目录。这样，对电脑文件形成了归类归档，把散放的文件制作成电子档案。

制作。（这一步是重点）

举例：建立“个人证件”专题档案。

1.打开WPS文档，建立一个表格。内容包括序号、文件名称、提要、生成时间、备注，行数按估计文件个数设置。

2.选中文件名，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中点击“超链接”。

3.在弹框中找到文件所在盘，再找到所要链接的文件点击。

4.单击“确定”。

按此方法添加其它文件。

按此方法建立其它专题文档。

添加密码。

如哪一类不愿意让别人看，可添加密码。

1.点击左上角的”WPS文字“；

2.在文件信息中找到“文件加密”，点击；

3.在弹框中输入密码，点“确定”。

注：这只是在某个专题文档（如“个人证件”）加了密码，被链接的文档没有。被链接的文档要加密码，要在那里加。

建立总目录。

在硬盘新建一个文件夹，起名“家庭电子档案”，然后将新建立的个人证件、理财记账、电话邮箱、旅游照片、家庭视频、个人论文、网上文摘、纪实传记等专题文档拉入。好了，这就形成了总目录，成为家庭电子档案。

维护。

这种方法建立的家庭电子档案的最大特点有三：1.因为是链接形成，不破坏电脑文件的原来状况；2.生成后可快速找到所需文件，免去“找不到”的烦恼，特别对于存放文件多的家庭，意义更大；3.要注意突出重点，简明扼要。归档文件只选重要文件、需长期保管的文件，临时文件要及时清除。如有必要，将临时文件建一个“临时文件”专题文档，把临时文件全部放在这里，不用的文档随时清除。

家庭电子档案只是初建时用些时间，平时只要及时归档就可以了。

建立家庭电子档案会给你回报的，你会说：真有用！