如何进行档案销毁管理工作
编辑：Simone
2024-11-20 05:20:09
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档案管理是一项长期且需要耐心的工作,随着时间的推移,库房档案量会逐渐增加.而在工作中会根据实际情况将一些不需要的或错误的档案进行销毁,以腾出空间来进行库房整理,那么,关于档案销毁如何管理呢?大致的流程可以参考下。
何为销毁.
档案销毁不同于其他资料的销毁,不仅仅是纸质版,也存在电子档案的销毁,具体情况可依据实际需要来销毁.即将档案资料达到保存年限的的排查出来,然后进行销毁的一个过程.
生成待销毁档案。
档案系统里的档案资料有保存年限的状态，将有效期调为待销毁档案，如果量比较多，可以先将定量（所有量）全部生成待销毁档案再做统一处理。
打印销毁清单。
先从系统里将待销毁的档案清单查找出来，再打印清单，依据清单再去库房将实物档案查找出来并进行核对。
填写销毁单。
查找出实物档案并核实无误后，再填写销毁单，将相关的信息填入，销毁单主要是记录销毁档案的基本信息，以便后期若需要查找而有记录的凭证。
扫描销毁档案条码并提交。
填写完销毁单后，再将待销毁的档案进行条码扫描，这步骤主要是将条形码扫描记录到销毁单里面，扫描添加完毕后，把销毁单提交上去，完成销毁的步骤。
注意事项：
销毁档案并非一件小事，毕竟涉及到以后未知的一些查档需要，做好每一个环节非常必要。在确认销毁档案前，需要得到部门领导的同意才能有权限去做，并将销毁档案的后续工作（备用一份销毁明细清单）做好。
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